Preiskalkulation Dienstleistung

Vorbereitungen und Daten für eine Preiskalkulation

Vor der Preiskalkulation empfiehlt es sich, einige vorbereitende Überlegungen anzustellen und Daten zu sammeln.

Angebotsstruktur

Bevor Du mit Deiner Preiskalkulation beginnst, überprüfe und optimiere Deine Angebotsstruktur.

Dienstleistungen mit einem niedrigen Anteil am Gesamtumsatz solltest Du auf Sinnhaftigkeit überprüfen. Entweder ordnest Du diesen Leistungen zukünftig eine höhere Priorität in Deiner Kommunikation zu oder Du entfernst sie aus Deinem Portfolio. Die Verschlankung der Angebotsstruktur senkt Deine Einkaufskosten für Materialien und fokussiert Deine Aktivitäten auf die nachgefragten Leistungen.

Zu viele Optionen / Angebote

Gerade bei Nagelstudios sehen wir immer wieder Preislisten mit vielen zusätzlichen Optionen. Aufpreise für Steinchen, Stampings usw. usw. Meist handelt es sich dabei um kleine Beträge. Diese Vorgehensweise hat einige Vorteile, bringt jedoch auch Nachteile mit sich. Der Dienstleister zwingt sich selbst dazu, jedem Kunden möglichst viele der Optionen zu verkaufen. Unterlässt er dies, verliert er bei jedem Termin Umsatz. Du musst also selbst wissen, ob Du dazu bereit bist, bei jedem Deiner 500 – 700 Termine im Jahr Steinchen, Stampings usw. aktiv an Deine Kunden zu verkaufen.

Der aus unserer Sicht gewinnbringendere Weg ist der All-inklusive Preis. Der Kunde bezahlt die Leistung, ob er sie in Anspruch nimmt oder nicht. Das vereinfacht einerseits die Angebotsstruktur und bringt Dich zusätzlich in die komfortable Lage, dass Du bei vielen Terminen Leistungen abrechnest, die nicht in Anspruch genommen werden. Zugegebenermaßen hängt dies auch stark von Deiner Zielgruppe ab.

Staffelung

Ebenfalls weit verbreitet ist die Staffelung innerhalb einer Dienstleistung. Beispielsweise werden Maniküre basic, Maniküre mit Paraffinbad und russische Maniküre angeboten. Zwischen den einzelnen Angeboten liegen oft nur wenige Euro Unterschied.

Für jede dieser Leistungen musst Du die Leistungsmerkmale definieren, die Vorteile für den Kunden formulieren und diese dann kommunizieren. Ob der Aufwand sich rechnet, muss im Einzelfall betrachtet werden. Vergleicht man die Situation mit der Gastronomie, so zeigt sich, dass die Spitzenrestaurants eine eher kleine Karte haben. Je größer die Auswahl in einem Restaurant ist, desto mäßiger die Qualität. Du brauchst Dir ja lediglich ein paar Folgen diverser Restauranttester ansehen und wirst feststellen, dass eine der ersten Maßnahmen immer die Reduzierung der Angebote auf der Karte ist.

An dem Beispiel der Maniküre lautet unser Tipp. Definiere was für Dich zu einer Maniküre gehört und was nicht. Damit schaffst Du ein individuelles Angebot, dass Du gut argumentieren und verkaufen kannst.

Geschäftliche Fixkosten

Um eine Preiskalkulation zu erstellen, benötigst Du alle geschäftlichen Deine Fixkosten. Fixkosten sind alle konstant anfallenden Kosten die unabhängig von der Auslastung zu zahlen sind. Bitte überlege gründlich, welche Fixkosten in den nächsten 12 – 24 Monaten steigen können und berücksichtige die Steigerung entsprechend.

Einkommen / Gewinn

Ermittle, wie viel Geld Du am Ende der Berechnungsperiode verdienen willst. Die klassische Aufstellung der privaten Kosten ist ein guter Ansatzpunkt, um das absolute Minimum zu ermitteln. Beachte bitte, dass Du eventuelle Veränderungen innerhalb der Berechnungsperiode miteinrechnest. Dies können anstehende private Investitionen, wie ein Fahrzeugkauf, sein.

Sofern Dein Unternehmen bereits seit mehr als drei Jahren besteht, ist es ratsam, einen gewissen monatlichen Betrag für die Rente zu kalkulieren.

Abgaben und Steuern erfragst Du bei Deinem Steuerberater. Er wird Dir konkrete Auskünfte geben, wie hoch die Abgabenlast auf Dein angezieltes Nettoeinkommen ist. Da die steuerliche Last von sehr vielen Faktoren abhängt, ist es unmöglich dazu allgemein gültige Aussagen zu tätigen.

Variable Kosten

Dies umfasst alle Kosten, welche abhängig von der Beschäftigungslage sind. Die variablen Kosten haben nur einen geringen Anteil am Gesamtpreis. Dennoch lohnt es sich auch hier ein paar Details genauer zu betrachten. Grundsätzlich ist es in aber Ordnung, die variablen Kosten pauschal mit einem Betrag x anzusetzen.

Bestimmte Materialien haben ein Verfallsdatum. Im Nageldesign sind das beispielsweise Gellacke, welche nach einer gewissen Zeit austrocknen. Veranschlage hierfür eine kleine Pauschale, die Du in jeden Termin einrechnest. Diese Pauschale deckt dann alle Lacke und Materialien ab, welche Du austauschen musst. Wie hoch diese Pauschale ist, hängt davon ab, wie die langlebig Deine Materialien sind und wie viele unterschiedliche Einheiten Du im Portfolio hast. Ein Nagelstudio mit 50 Farblacken benötigt eine kleinere Pauschale als ein Nagelstudio mit 500 Farblacken im Sortiment.

Gerätschaften unterliegen ebenfalls einem natürlichen Alterungsprozess und gehen irgendwann kaputt. Aus unserer Sicht ratsam ist es, jedem Gerät eine bestimmte Lebensdauer vorab zuzuweisen. Im Nagelstudio wäre dies ein beispielsweise ein elektrischer Fräser. Bei einem Einkaufspreis von 200,- € und einer avisierten Lebensdauer von 1.000 Terminen beträgt die Pauschale pro Termin 20 Cent. Nach 1.000 Terminen ist der Fräser bezahlt. Sofern der Fräser noch funktionsfähig ist, bleibt er natürlich im Einsatz und erwirtschaftet pro Termin 20 Cent zusätzlich. Im Idealfall kalkulierst Du die Lebensdauer etwas kürzer als die Garantiezeit des Herstellers beträgt.

Investitionsplan

Für die Berechnungsperiode Deiner Preiskalkulation benötigst Du vorab einen Investitionsplan. Klingt schlimmer als es ist. Es handelt sich lediglich um eine Liste mit Geräten oder sonstigen Anschaffungen, welche Du innerhalb der Berechnungsperiode kaufen willst und was diese Dich kosten werden.

Daten aus der Vergangenheit

Daten aus der Vergangenheit sind eine enorme Hilfe, weil sie Dir ein realistisches Bild Deiner Leistungen in Bezug auf Umsatzentwicklung, Auslastung und Umsatzverteilung aus der Vergangenheit zeigen.

Solltest Du einen Papierkalender führen, kannst Du eine Strichliste erstellen. Daraus kannst Du den Anteil der Dienstleistungen, die Gesamtanzahl an Terminen und die Arbeitsstunden mit Kunden anschließend errechnen. Als Beobachtungszeitraum für die Liste sind die letzten 12 Monate empfehlenswert. Übrigens ist das mit unserem Digitalen Kalender mit wenigen Mausklicks erledigt.

Erstellung der Kalkulation mit dem Preiskalkulator

Als Hilfestellung für Deine Berechnungen stellen wir Dir ein Google Sheet mit unserem Kalkulator zur Verfügung. Deine Berechnung ist für uns nicht sichtbar. In diesem Sheet sind alle Formeln bereits hinterlegt. Du benötigst nur ein kostenloses Gmail-Konto.

Klick auf diesen Button, um Deine private Kopie des Kalkulators zu erstellen. Du wirst aufgefordert, Dich in Deinen Google Account einzuloggen. Im Anschluss öffnet sich das Programm Google Sheets. Für Smartphones und Tablets gibt es eine App.

Durchschnittliche Arbeitsstunden pro Tag

Diese Kennzahl ermittelst Du mit einer simplen Berechnung des Mittelwertes Deiner täglichen Öffnungszeiten. Addiere, wie viele Stunden Dein Geschäft insgesamt pro Woche geöffnet ist und dividiere das Ergebnis durch die Anzahl der Tage.

Arbeitstage pro Jahr

An wie vielen Tagen ist Dein Geschäft überhaupt offen? Hierbei gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten, nämlich ob Du Samstag geöffnet hast oder nicht. Zusätzlich sind gesetzliche Feiertage einzukalkulieren. Nachfolgend findest Du für beide Möglichkeiten eine Anleitung.

Samstag geschlossen
Wenn Du Samstag geschlossen hast, so gelten für Dich die Arbeitstage als Berechnungsgrundlage. Auf dieser Seite kannst Du die Arbeitstage für Dein Bundesland herausfinden. Die Summe aller Arbeitstage des jeweiligen Jahres findest Du ganz rechts in der Spalte.

http://xn--brckentage-beb.info/2018/arbeitstage-deutschland-2018.html
Link geht nicht mehr? Bitte um kurze Nachricht.

Samstag geöffnet
Wenn Du Samstag geöffnet hast, so gelten für Dich die Werktage als Berechnungsgrundlage. Auf dieser Seite kannst du die Werktage für Dein Bundesland herausfinden.

https://www.schnelle-online.info/Werktage/Anzahl-Werktage-2018.html
Link geht nicht mehr? Bitte um kurze Nachricht.

Aus der durchschnittlichen täglichen Arbeitszeit und der Anzahl der Arbeitstage bzw. Werktage ermittelt der Kalkulator automatisch die maximal verfügbare Zeit.

Anzahl Urlaubstage

Trage in dieses Feld die Anzahl an Urlaubstagen ein, welche Du pro Jahr konsumierst. Die Urlaubszeit wird von der maximal verfügbaren Zeit abgezogen.

Mögliche Ungenauigkeit
Uns ist bewusst, dass es hierbei zu einer Ungenauigkeit in der Kalkulation kommt. Dadurch, dass auch ein Urlaubstag ein Feiertag sein kann und somit in der Berechnung doppelt abgezogen wird, kommt es zu einer leichten Beeinflussung des Ergebnisses. Um die Berechnung nicht weiter zu verkomplizieren, nehmen wir diese minimale Abweichung in Kauf. Sofern Du diesen Faktor ebenfalls berücksichtigen möchtest, kontrolliere ob einer oder mehrere Deiner Urlaubstage auf einen gesetzlichen Feiertag fallen. Trifft dies zu, so reduziert sich die Anzahl der Urlaubstage entsprechend.

Zeit für andere Arbeiten in %

Als Selbstständiger hast Du viele Pflichten. Manche davon zwingen Dich, Dein Geschäft früher zu schließen oder später zu öffnen. Termine beim Steuerberater, der Bank und dem Anwalt musst Du tagsüber erledigen. Schulungen, Messebesuche und die Kommunikation mit Lieferanten können ebenfalls zu einer reduzierten Verfügbarkeit führen. Auch kann es sein, dass Du selbst oder die Kinder krank werden, Elternabende zu besuchen sind oder das Freunde und Bekannte heiraten. Kurz gesagt, irgendwas ist immer. Ein kluger Selbstständiger berücksichtigt diese Faktoren in seiner Preiskalkulation. Unserer Erfahrung nach sind 10% eine gute Basis.

In unserer Berechnung gehen wir davon aus, dass Du in dieser Zeit nicht für Kunden zur Verfügung stehst und ziehen diese von der maximal verfügbaren Zeit ab. Natürlich kannst Du den Faktor beliebig nach oben oder unten korrigieren.

Auslastung

Für Dienstleister ist die Auslastung ein wichtiger Indikator und muss ständig überwacht werden. Sie darf nicht zu hoch und nicht zu niedrig sein. 

Zu niedrige Auslastung 
Ausgenommen von Neueröffnungen deutet eine niedrige Auslastung auf ein Problem im Unternehmen hin. Mögliche Ursachen gibt es viele. Auftritt, Kommunikation, Zielgruppe und Angebotsstruktur sind zu überprüfen. In jedem Falle besteht dringender Handlungsbedarf. Preisreduzierungen und Aktionen sollten immer das allerletzte Mittel sein, da diese nur die Symptome bekämpfen. Die Ursache bleibt bestehen.

Zu hohe Auslastung (90% und mehr)
Es gibt beispielsweise Nagelstudios, die über Wochen oder gar Monate ausgebucht sind. Im schlimmsten Falle wird dann auf Facebook sogar ein Neukundenstopp verkündet. 

Die Folgen eines dauerhaft ausgebuchten Dienstleistungsbetriebes sind:

• Unterstützung des Mitbewerbs
  Jeder potenzielle Neukunde wird automatisch an die Konkurrenz vermittelt.
• Sinkendes Einkommen
  Ist dieser Zustand dauerhaft, führt das zu einem sinkenden Einkommen. Der Grund liegt in der stetigen Inflation.
• Kein Wachstum möglich
  Weitere Umsatzsteigerungen sind nicht mehr möglich.

Unserer Erfahrung nach sollte die Auslastung zwischen 70% und 80% im Jahresmittel liegen. Steigt die Auslastung auf über 80%, so sind Maßnahmen, wie Personal- oder Preiserhöhung, zu planen. Da genügend Puffer vorhanden ist, können Neukunden noch innerhalb einer angemessenen Zeitspanne Termine erhalten. Gleichzeitig steht ausreichend Zeit zur Verfügung die entsprechenden Maßnahmen zu planen und zu realisieren.

Angezieltes Bruttoeinkommen

Das Bruttoeinkommen enthält Dein Nettoeinkommen, die Sozialversicherungsbeiträge und die Einkommenssteuern. Wie hoch diese sind, erfragst Du am besten bei einem Steuerberater.

Laut Fokus beträgt das Durchschnittsgehalt für Vollzeitbeschäftigte knapp über 3.000 € Brutto. Werden Teilzeitbeschäftigte und Azubis einbezogen sinkt es auf 2.500 €. Als Selbstständiger trägst Du zusätzlich noch das Risiko. Langfristig muss Dein Einkommen also mindestens dem Durchschnitt entsprechen.

Umsatzsteuersatz

Die Umsatzsteuer erhebt der Staat auf Dienstleistungen und Produkte. Sie wird auf Deinen kalkulierten Preis aufgeschlagen. Du als Selbstständiger bist in den Augen des Staates so vertrauenswürdig, dass er Dich mit dem Einzug der Umsatzsteuer beim Endverbraucher beauftragt. Je nach Unternehmensgröße leitest Du diese Steuern quartalsweise oder monatlich an das zuständige Finanzamt weiter. Darüber hinaus gibt es noch den Sonderfall des sogenannten Kleinunternehmers. Hierbei wird die Umsatzsteuer über die Einkommensteuererklärung abgerechnet. Dies vereinfacht den bürokratischen Aufwand für Selbstständige mit einem geringen Jahresumsatz.

• Kleinunternehmer
  Als Kleinunternehmer trägst Du in das Feld 0 ein.
• Alle Anderen
  Trage den Mehrwertsteuersatz Deines Landes ein.

Ergebnisse

Im Tab Ergebnisse bekommst Du die einzelnen Positionen und den Endpreis übersichtlich dargestellt.

Feinabstimmung der Preiskalkulation

Jetzt benötigst Du etwas Kreativität.

Für das Feintuning der Preiskalkulation verwenden wir ein Beispiel aus dem Nageldesign. Es ist aber ebenfalls auf Wimpernverlängerungen und andere Leistungen anwendbar. Wir verwenden diese Kalkulationsdaten.

Die Neuanlage ist mit 93,- € nur knapp über der 90iger Grenze. Rein psychologisch gesehen, wäre es besser wenn der Preis unter 90,- € liegen würde. Dies aus dem Grund, dass jeder Zehner mehr eine Art Hürde bei der Kaufentscheidung darstellt. Deswegen sind die meisten Preise im Supermarkt mit 99 cent ausgewiesen (29,99 €).

Wenn wir jetzt aber den Preis einfach auf 89 € reduzieren, fehlt uns Umsatz.

Aus unseren historischen Daten wissen wir, dass der Refill einen viel größeren Anteil am Gesamtumsatz hat als die Neuanlage. Der Refill trägt mit 35% zum Umsatz bei, während die Neuanlage (Fullcover + French) auf lediglich ca. 16% kommt.

Von der kalkulatorischen Seite her wäre es also in Ordnung, die Neuanlage um 4,- € zu reduzieren und den Refill um 2,- € zu erhöhen. Weil doppelt so viele Refills gebucht werden, geht die Rechnung auf. Unsere Beispielkalkulation sieht dann so aus.

Selbstverständlich ließe sich der Refill auch auf 66,- € erhöhen, was einen zusätzliche Gewinn einbringen würde. Insgesamt soll dieses Beispiel aber nur verdeutlichen, wie Du Deine Kalkulation in der Waage halten kannst und gleichzeitig eine Adaption der Preise vornehmen kannst.

Werkzeuge für bessere Kalkulationen

Nur die erste Preiskalkulation vor der Eröffnung darf auf Schätzungen erfolgen. Da zu diesem Zeitpunkt noch keine Erfahrungswerte vorliegen ist es in Ordnung bestimmte Faktoren zu schätzen. Selbst wenn diese nicht zu 100% passen, kannst Du dies unter Lehrgeld verbuchen.

Spätestens jedoch nach 12 Monaten hast Du genügend Daten, um eine realistische Preiskalkulation zu erstellen. Welche Daten für Dich wichtig sind und wie Du diese am besten sammelst, erfährst Du in diesem Beitrag.

Napoleon und seine Alleen

Als Napoleon sich zum Kaiser krönen lies, erlies er sofort einige Anweisungen. Eine davon war, dass an jeder wichtigen Straße in seinem Reich Bäume rechts und links zu pflanzen seien. Die Bäume sollten seinen Soldaten während des Marsches Schatten spenden.

Daraufhin antworteten die Generäle: “Aber Sire, es wird mindestens 20 Jahre dauern, bis die Bäume groß genug sind um Schatten zu spenden.”

Die Antwort des Kaisers: “Das ist richtig. Genau deswegen müssen wir sofort damit anfangen!”

Manche Entscheidungen zahlen sich erst nach vielen Jahren aus. Auch das sammeln von Daten zählt dazu. Je eher Du damit anfängst, desto eher wird sich diese Investition auszahlen.

Wichtige Daten

Zur Überwachung der eigenen Leistung und der Rentabilität benötigst Du mindestens folgende Informationen:

• Datum des Termins
• Beginn und Ende des Termins
• Welche Dienstleistung ausgeführt wurde
• Der Preis der Dienstleistung

Aus diesen Rohdaten berechnest Du dann die Umsätze, die verkaufte Zeit bzw. Deine Auslastung, den Umsatz pro Dienstleistung und die Anzahl der Termine ermitteln.

Der aufwendigste Weg ist die Mitschrift im Papierkalender. Einfacher geht es mit einem Digitalen Kalender.

Kalender ist nicht gleich Kalender

Es gibt viele Anbieter von digitalen Kalendern, egal ob mit oder ohne Onlinebuchungssystem. Von den Funktionen her können so ziemlich alle die notwendigen Aufgaben erfüllen. Wie immer steckt der Teufel im Detail.

Alle Deine Daten werden in einer Datenbank gespeichert. Das ist eigentlich nichts anderes als viele Tabellen wie in Excel, welche über Verweise miteinander verknüpft sind. Damit Du die wirklich wichtigen Auswertungen machen kannst, brauchst Du Zugriff auf diese Datenbank. Genau hier scheitert es meistens. Bei Onlineanbietern hast Du keinen Zugriff auf die Datenbank selbst, sondern bist auf die Auswertungen bzw. Datenausgabe angewiesen, welche der Anbieter bereitstellt.

Lösung – Open Source

Wir haben vor der gleichen Herausforderung gestanden. Bis Anfang 2017 haben wir fast 2 Jahre lang alle Umsätze jeden Abend in einer Excel Tabelle notiert. Eine fürchterlich langweilige und auf Dauer nervtötende Angelegenheit.

Nach einer ziemlich langen Suche sind wir 2017 auf eine Open Source Lösung gestoßen, welche die notwendigen Funktionen zur Verfügung stellte. Open Source bedeutet, dass der Quellcode bei Dir liegt. Jeder hat Zugriff auf den Code und natürlich auch die dahinterliegende Datenbank.

Die Lösung heißt Bookly und beinhaltet einen digitalen Kalender sowie optional ein Buchungssystem. Die Basis von Bookly ist WordPress, ebenfalls eine Open Source Software. Auch diese Homepage basiert übrigens auf WordPress.

Auswertungen – Power BI

Damit waren wir aber immer noch nicht am Ziel, denn die reinen Rohdaten von Bookly sind ohne die entsprechenden Auswertungen nutzlos. Also mussten wir uns wieder etwas einfallen lassen. Beinahe ein Jahr haben wir an einer entsprechenden Lösung gebaut, bis wir mit Power BI von Microsoft eine befriedigende Lösung gefunden hatten. 

Power BI ist eine der führenden Plattformen für Datenanalysen. Sicherlich hast Du schon mal etwas von Big Data gehört. Genau dafür ist Power BI gemacht. Die Analyse von großen Datenmengen aus unterschiedlichen Quellen. 

Durch die Verknüpfung von Power BI mit Bookly erhalten wir auf Knopfdruck alle Daten aus dem Kalender. Insgesamt hat es zwei Jahre gedauert bis wir das notwendige Wissen und die entsprechenden Prozesse beieinander hatten.